SOP PELAYANAN KURSUS

on

 Berikut adalah contoh Standar Operasional Prosedur (SOP) Pelayanan Pelanggan Kursus Komputer, yang dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi lembaga Anda:

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PELAYANAN PELANGGAN KURSUS KOMPUTER

Nama Lembaga: [Nama Lembaga Anda]
No. Dokumen: SOP/PPK/001
Tanggal Berlaku: [Tanggal berlaku]
Revisi: 0
Disusun oleh: [Nama Penyusun]
Disetujui oleh: [Nama Pimpinan]

1. TUJUAN

Memberikan panduan standar dalam memberikan pelayanan pelanggan yang prima, cepat, ramah, dan profesional bagi peserta kursus komputer.

2. RUANG LINGKUP

SOP ini berlaku untuk seluruh staf front office, instruktur, dan staf administrasi dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan (peserta kursus, calon peserta, dan orang tua/wali peserta jika diperlukan).

3. DEFINISI

  • Pelanggan: Calon peserta kursus, peserta aktif, maupun alumni kursus.

  • Layanan Pelanggan: Seluruh bentuk interaksi antara lembaga kursus dengan pelanggan, baik secara langsung maupun tidak langsung (online).

4. TANGGUNG JAWAB

  • Staf Front Office: Memberikan informasi, menerima pendaftaran, melayani pertanyaan dan keluhan.

  • Instruktur: Memberikan materi dan bimbingan teknis sesuai dengan modul kursus.

  • Admin/Keuangan: Mengelola data peserta, pembayaran, dan pelaporan.

5. PROSEDUR PELAYANAN PELANGGAN

5.1 Penyambutan Pelanggan

  1. Menyambut pelanggan dengan senyum, salam, dan sapa.

  2. Menanyakan kebutuhan pelanggan secara sopan.

  3. Menyediakan tempat duduk dan kenyamanan jika pelanggan harus menunggu.

5.2 Pemberian Informasi

  1. Memberikan penjelasan lengkap mengenai program kursus (jadwal, biaya, fasilitas, instruktur).

  2. Menjawab pertanyaan pelanggan dengan jelas dan ramah.

  3. Memberikan brosur atau leaflet (jika tersedia).

5.3 Proses Pendaftaran

  1. Mengisi formulir pendaftaran (manual atau online).

  2. Melengkapi dokumen persyaratan.

  3. Melakukan pembayaran sesuai dengan pilihan program.

  4. Memberikan bukti pendaftaran dan jadwal kursus.

5.4 Pelaksanaan Kursus

  1. Menyediakan fasilitas kursus sesuai standar (komputer, modul, internet).

  2. Instruktur hadir tepat waktu dan mengikuti jadwal yang ditentukan.

  3. Melakukan absensi dan monitoring perkembangan peserta.

5.5 Penanganan Keluhan

  1. Menerima keluhan secara sopan dan mencatat pada buku log keluhan.

  2. Menyampaikan keluhan kepada pihak terkait untuk ditindaklanjuti.

  3. Memberikan solusi dan konfirmasi penyelesaian keluhan kepada pelanggan.

5.6 Evaluasi dan Umpan Balik

  1. Mengedarkan kuesioner atau form kepuasan pelanggan setiap akhir program.

  2. Menyusun laporan dan evaluasi secara berkala.

  3. Menindaklanjuti masukan untuk peningkatan layanan.

6. WAKTU PELAYANAN

  • Hari: Senin – Sabtu

  • Jam: 08.00 – 17.00 WIB

7. SARANA DAN PRASARANA

  • Komputer dengan spesifikasi memadai

  • Modul pembelajaran

  • Akses internet

  • Formulir digital/manual

  • Sistem pembayaran dan pelaporan

8. PENUTUP

SOP ini wajib dipatuhi oleh seluruh karyawan dan staf pengajar guna meningkatkan mutu pelayanan dan kepuasan pelanggan.

Jika Anda ingin versi Word atau PDF dari SOP ini, saya bisa bantu menyusunnya lebih lanjut. Apakah ada informasi spesifik seperti nama lembaga, jenis kursus yang ditawarkan, atau jam operasional khusus yang ingin dimasukkan?

Comments

Post a Comment